Нередко ювелирные организации и предприниматели подвергаются проверке со стороны инспекции пробирного надзора на предмет нарушения правил извлечения, производства, использования, обращения, получения, учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них. Что ждать от данного мероприятия, как к нему подготовиться и как успешно пройти проверку, мы расскажем в данной статье.

О том, что в отношении организации будет проводиться проверка, она узнает, получив  «письмо счастья» - уведомление из инспекции пробирного надзора,  в котором указан перечень обязательных документов, которые необходимо предоставить на проверку. Для тех организаций, которые тщательно соблюдают нормы законодательства ювелирной отрасли и всегда в курсе последних новостей, не составит труда предоставить все запрашиваемые документы. Однако, перед их сдачей на проверку всегда рекомендуется провести аудит документов на предмет их соответствия специфике выполняемых операций с драгоценными металлами и камнями, ювелирными изделиями. Также необходимо проверить актуальность документации.

Хотим обратить внимание на то, что предоставлять документы необходимо строго за тот период, в отношении которого проводится проверка и который указан в уведомлении о проверке. Если инспектор устно просит дать документы, выходящие за рамки проверяемого периода – это может свидетельствовать о его злоупотреблении своими правами.

 ГИПН нередко практикуют выездные проверки ювелиров, в рамках которых рассматривают документацию по организации учета и хранения ДМ и ДК, учредительные документы компании, проверяют условия производства, хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий их них.

Для успешного прохождения проверки потребуется предоставить максимально прозрачную документацию по учету и хранению ДМ и ДК, в которой будет четко видно движение ДМ, ДК на всех стадиях производства. Тщательный контроль расхода ДМ и ДК и непрерывное ведение необходимой документации позволяют ювелирам предотвратить незаконное использование драгоценных металлов и камней, а наличие пакета обязательных документов по учету и хранению минимизирует риски наложения штрафа в отношении организации.

В первую очередь инспекторы ГИПН проверяют документы, обеспечивающие контроль за движением и сохранностью ДМ и ДК при их использовании и обращении, устанавливающие порядок хранения, учета и ведения отчетности при использовании. К их числу среди прочего относятся:

- Документы, подтверждающие источники получения ДМ и ДК (договоры купли-продажи, комиссии,  подряда и др., передаточные документы и т.п.);

- Инструкция о порядке получения, хранения, расходования и учета драгоценных металлов, драгоценных камней и ювелирных изделий из них.

 Кроме того, инспектор ГИПН может запросить на проверку такие документы как нормы расходов драгоценных металлов на производстве, справку о количестве изделий, представленных на клеймение за запрашиваемый период, ежемесячные/квартальные отчеты о количестве произведенных ювелирных изделий.

 Инструкция об учете и хранении ДМ и ДК — это настольная книга ювелиров, которая всегда запрашивается на проверках. Именно в ней прописаны все нюансы учета, хранения и движения драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них. Этот документ разрабатывается строго индивидуально: в нем учитываются все особенности деятельности организации, характер проводимых ею операций, состав и численность персонала и многое другое. Мы настоятельно рекомендуем не скачивать готовые образцы из открытых источников, а также не пользоваться Инструкцией своих коллег, т.к. это верный путь к получению штрафа, ведь порядки, прописанные в Инструкции, должны исполняться на практике, а не просто анонсироваться на бумаге Так, например, мы нередко сталкивались с ситуациями, как розничный продавец ювелирных изделий внедрял в свою работу инструкцию, написанную для производства.

Зачастую ювелиры нас просят доработать свою инструкцию после ее проверки ГИПН, после которой к ней было выписано предписание об устранении многочисленных нарушений и замечаний. Нам совершенно не понятно, почему ювелиры не озадачиваются этим вопросам заранее, еще до начала проверки, когда есть время для приведения инструкции в порядок. Так, совсем недавно, нам пришлось наспех делать инструкцию по учету и хранению ДМ и ДК всего за 40 минут (!!!) до посещения инспектора ГИПН небольшого ювелирного производства.

Среди наиболее массовых замечаний по итогам надзорных мероприятий со стороны ГИПН можно отметить следующие:

— инструкция по учету и хранению ДМ и ДК составлена в соответствии с устаревшим нормами права;

— нарушен порядок проведения инвентаризации;

— условия хранения драгоценных материалов осуществляется с нарушением законодательства;

— внутренние документы составлены с ошибками;

— не ведется учет журнала посылок;

— отсутствуют документы оперативного учета движения ДМ и ДК, изделий их содержащих.

Отметим, что многие ювелиры недооценивают важность проведения инвентаризации. А зря, ведь ее итоги, а также приказы о назначении комиссии, инвентаризационные описи и акты почти наверняка будут запрошены на проверке.  Но недостаточно просто иметь данные документы в организации, их необходимо еще и правильно составлять.,

Так, например, некоторые ювелиры включают в приказ о назначении инвентаризационной  комиссии материально ответственных лиц, что конечно же запрещено законодательством и является абсурдным.

 Среди ювелиров есть и те, кто пренебрегает нормами законодательства, регулирующего условий хранения ДМ и ДК, и не учитывают, что ювелирные изделия, ДМ и ДК должны храниться в соответствии с гл.4 Приказа Минфина №231н от 09.12.2016 г.

Среди прочего для подтверждения соответствия условий хранения ДМ и ДК требованиям законодательства инспектор ГИПН может запросить такие документы как, например, договоры аренды нежилого помещения и на оказание услуг охраны.

Необходимо также отметить, что ювелиры обременены не только ведением внутренней документации, но и сдачей специальной статистической отчетности..

Беда не приходит одна. Зачастую после проверки учета и хранения ДМ и ДК в отношении ювелиров инициируется еще одна проверка, но уже в отношении соблюдения всем известного законодательства в сфере ПОД/ФТ. И не успев опомниться от первой проверки, ювелиры вынуждены срочно готовиться ко второй. А все потому, что еще в ходе проверки учета и хранения ДМ и ДК инспектор проводит «разведку боем» и заранее примечает нарушения, допущенные в сфере ПОД/ФТ, штрафы за которые кратно превышают ответственность за нарушения в сфере оборота ДМ и ДК.

Для успешного прохождения проверки по учету и хранения ДМ и ДК необходимо обеспечить своевременное ведение документации строго в соответствии с актуальным законодательством, сдача необходимой отчетности и тщательная внутренняя подготовка к проверке со стороны ГИПН. На практике даже такие, казалось бы мелочи, как, например, отсутствие подписи сотрудника или в инвентаризационной описи или может привести к солидному штрафу.

Мы настоятельно рекомендуем нашим читателям не ждать у моря погоды, а уже сейчас начать приводить в порядок всю документацию по ПОД/ФТ и хранению ДМ и ДК, не дожидаясь получения уведомления о проведения проверки от инспекции пробирного надзора. А в случае необходимости мы готовы помочь ювелиров по этим сложным вопросам и оказать им посильную помощь в вопросах учета и хранения ДМ и ДК.

Павел Смыслов, Виктория Атяшева

При использовании и цитировании материала ссылка на сайт обязательна!