Разрабатываем правила внутреннего контроля в целях противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПВК по ПОД/ФТ): практические советы эксперта по финансовому мониторингу, специалиста по образовательной деятельности в сфере ПОД/ФТ Павла Смыслова по разработке ПВК по ПОД/ФТ

(автор Смыслов П.А. Статья для ювелирных организаций, агентств недвижимости, лизинговых и факторинговых организаций, операторов по приему платежей)

(опубликовано на сайте www.smyslovy.ru 19.03.2016 г.)

Заказать разработку ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ и узнать их стоимость можно на нашем сайте ЗДЕСЬ.

Важнейшим документом, регулирующим порядок и осуществление внутреннего контроля в организации и у предпринимателя являются правила внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПВК в целях ПОД/ФТ). Правила внутреннего контроля – это практический документ, регламентирующий работу сотрудников при организации внутреннего контроля, который должен быть разработан в каждой организации и у каждого предпринимателя, на которых распространяются требования Федерального закона от 07.08.2001 г. №115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма», в т.ч. в ювелирных организациях, агентствах недвижимости, лизинговых и факторинговых организациях, у операторов по приему платежей.

Требования, которые должны соблюдаться при разработке правил внутреннего контроля вышеуказанными организациями и предпринимателями, установлены Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2012 г. №667 «Об утверждении требований к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальными предпринимателями, и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» (в профессиональной среде оно сокращенно упоминается как Постановление №667 от 30.06.2012 г.)

Постановлением Правительства РФ №667 от 30.06.2012 установлены четкий перечень программ, включаемых в новые правила внутреннего контроля, и требования к их содержанию.

В соответствии с изменениями, внесенными в законодательство РФ в области ПОД/ФТ в 2011-2012 гг., правила внутреннего контроля согласованию в Росфинмониторинге или инспекции пробирного надзора не подлежат. Этот документ достаточно утвердить руководителем организации.

Правила – это документ, без проверки которого не обходится ни одно надзорное мероприятие в сфере ПОД/ФТ. Сотрудники надзорных органов очень любят проверять этот документ. Ведь за его несоответствие нормам действующего законодательства организация или предприниматель могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.27 Кодекса об административных правонарушениях с наложением на них штрафа в размере до 100 000 рублей. А если в ходе проверки проверяющими будут установлены также еще и факты непредставления в Росфинмониторинг сведений об операциях, подлежащих обязательному контролю, а также сведений о необычных операциях, факты представления в Росфинмониторинг недостоверных сведений об операциях, подлежащих обязательному контролю – размер штрафа может составить уже до 400 000 рублей (по ч. 2 ст. 15.27 КоАП РФ).

Сложилось три традиционных способа разработки правил внутреннего контроля:

1. Самостоятельная разработка правил внутреннего контроля;

2. Разработка ПВК по ПОД/ФТ с помощью специалистов-практиков, в т.ч. с помощью автора настоящей статьи;

3. Скачивание типового шаблона правил внутреннего контроля или образца правил внутреннего контроля из Интернета или различных информационно-правовых баз.

Если Вы решили самостоятельно разработать этот документ, то мы советуем Вам обратить внимание на следующие аспекты при его разработке:

1. Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ должны быть разработаны исключительно на основании действующего законодательства РФ. Они составляются с учетом требований, указанных в Федеральном законе №115 от 07.08.2001 г., постановлениях Правительства РФ, приказах Росфинмониторинга. При составлении этого документа мы рекомендуем также пользоваться информационными письмами и сообщениями Росфинмониторинга, в которых содержится много полезной и нужной информации для осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ.

2. Правила внутреннего контроля должны регламентировать в компании или у предпринимателя организационные основы работы, направленной на противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, устанавливать обязанности и порядок действий должностных лиц и работников в целях осуществления внутреннего контроля, определять сроки выполнения обязанностей в целях осуществления внутреннего контроля, а также лиц, ответственных за их реализацию.

3. Правила внутреннего контроля должны включать в себя все без исключения программы осуществления внутреннего контроля, установленные действующим законодательством. Мы рекомендуем изложить текст ПВК в четкой последовательности тому порядку и той структуре, как это приведено в Постановлении Правительства №667 от 30.06.2012 г. Названия программ в ПВК должны точно соответствовать названиям программ, указанным в нормативном акте. Четкое и последовательное описание предусмотренных программ и порядков в ПВК будет удобным для использования правил и их восприятия как самими сотрудниками организации или предпринимателя в своей повседневной работе, так и для проверки правил надзорными органами. «Размытая» структура правил внутреннего контроля может создать у проверяющего впечатление незаконченности документа, в ПВК будет тяжело ориентироваться, может сложиться необоснованное мнение, что в правилах внутреннего контроля не в полном объеме изложены все необходимые положения.

4. Правила внутреннего контроля должны учитывать специфику деятельности Вашей организации. Однако при адаптации правил внутреннего контроля к своей специфике необходимо проявлять определенную разумность. Известны случаи, когда организации и предприниматели настолько увлекались адаптацией ПВК к своей деятельности, что исключали из них важнейшие положения, предусмотренные законом. Например, ошибочно полагая, что если они работают только с физическими лицами, то все процедуры по ПОД/ФТ, связанные с юридическими лицами, из правил внутреннего контроля необходимо полностью убрать.

5. В ПВК по ПОД/ФТ должны быть установлены полномочия, а также указаны обязанности, возлагаемые на специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля. ПВК по ПОД/ФТ также составляются с учетом особенностей структуры Вашей организации и штатной численности работников. Одним из наиболее распространенных нарушений при разработке ПВК является случай, когда организация или предприниматель излагают в них лишь требования Федерального закона № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», требования 667 Постановления Правительства и иных нормативных актов без конкретизации и описания действий сотрудников организации или предпринимателя на практике и распределения соответствующих функций между сотрудниками. Мы также рекомендуем как можно подробнее раскрывать порядок действий сотрудников при проведении тех или иных процедур внутреннего контроля

6. В ПВК по ПОД/ФТ должно быть предусмотрено обеспечение конфиденциальности информации, полученной в результате их применения, а также мер, принимаемых организацией при их реализации.

7. Правила внутреннего контроля отражают наличие обособленных подразделений или филиалов Вашей организации, а также порядок осуществления внутреннего контроля в них.

8. Целесообразно составлять правила с учетом субъективных и сложившихся требований проверяющих из Вашего регионального отделения Росфинмониторинга, инспекции пробирного надзора, прокуратуры к содержанию ПВК (так Вам будет легче пройти проверки надзорных органов).

9. Не включайте в ПВК по ПОД/ФТ положений, не предусмотренных законодательством: чем больше обязанностей, не установленных законом, вы на себя возложите, вписав их в правила, тем больше усилий Вам нужно будет прилагать для их выполнения. Помните, что при грамотном и профессиональном составлении правил, они получаются необъемным документом, а проводимые Вами процедуры внутреннего контроля будут несложными и не займут у Вас много времени.

10. Типовые шаблоны ПВК и образцы правил, полученные Вами из различных источников, в т.ч. даже вызывающих доверие, для использования в разработке ПВК по ПОД/ФТ малопригодны (более подробно об этом мы расскажем Вам чуть ниже).

11. После разработки ПВК по ПОД/ФТ продолжайте следить за изменениями в законодательстве и своевременно вносите изменения в Ваши правила. Весьма распространенными нарушениями, допускаемыми организациями и предпринимателями при составлении правил внутреннего контроля, являются случаи, когда они упоминают в тексте правил нормативные акты, более на них не распространяющиеся, и излагают на основании них отдельные подразделы правил внутреннего контроля. Также часто организации и предприниматели неточно или сокращенно воспроизводят в правилах внутреннего контроля нормы законодательства в сфере ПОД/ФТ, что приводит к искажению смысла положений № 115-ФЗ или иных нормативных актов, что, конечно, надзорные органы посчитают грубым нарушением.

12. Много недостатков в правилах внутреннего контроля организаций и предпринимателей связано с тем, что некоторые из них не имеют полного представления о своих правах и обязанностях, возникающих в процессе реализации законодательства в сфере финансового мониторинга. Например, есть случаи обобщения в правилах внутреннего контроля таких понятий как «приостановление операции клиента» и «блокирование (замораживание) денежных средств или иного имущества клиента», что приводит к объединению в составе ПВК процедур внутреннего контроля, связанных с этими понятиями. В таких случаях организации и предприниматели составляют правила внутреннего контроля без учёта того, что в действительности указанные процедуры различны, а меры, связанные ними, должны излагаться в отдельных разделах правил. Иногда организации и предприниматели также не различают между собой такие процедуры, как «идентификация клиента» и «изучение клиента», не понимают чем отличается выгодоприобретатель от бенефициара, не знают в чем различие операции, подлежащей обязательному контролю, от необычной операции. Это в итоге также приводит либо к объединению в составе ПВК процедур внутреннего контроля, связанных с этими понятиями, либо вообще к упущению описания положений, связанных с ними.

13. Обязательно выполняйте все те положения и обязанности, которые Вы для себя установили, вписав их в ПВК.

Некоторые организации и предприниматели пренебрегают самостоятельным изучением требований к правилам и осуществлению внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ и пытаются для своей работы использовать типовые правила внутреннего контроля, либо найти и скачать образец ПВК в Интернете.

Не секрет, что в сети Интернет можно найти и скачать правила внутреннего контроля. Новые ПВК по ПОД/ФТ скачать можно в том числе и из различных популярных информационно-правовых баз. Образец правил внутреннего контроля размещен даже на официальном сайте Росфинмониторинга. Однако такой подход к организации внутреннего контроля является самой распространенной ошибкой организаций. Бездумное скачивание этого документа из Интернета – залог дальнейших больших проблем. Как часто нам, как профессионалам в области организации внутреннего контроля в сфере ПОД/ФТ, приходится сталкиваться с ситуациями, когда такой подход означает игнорирование специфики деятельности той или иной организации. Например, компании нужны были правила внутреннего контроля ювелирной организации, а были скачаны правила внутреннего контроля агентства недвижимости. Или же берется образец правил внутреннего контроля, который вообще не учитывает никакой специфики деятельности. А ведь, например, правила внутреннего контроля ювелирной организации и ПВК оператора по приему платежей весьма существенно различаются.

Также весьма распространены случаи, когда организации и предприниматели внедряли в свою работу устаревшие правила, составленные много лет назад, но до сих пор находящиеся в свободном доступе в сети Интернет. Значительное число организаций и предпринимателей, обратившихся к нам за услугами по разработке правил внутреннего контроля или их обновлению проходили через самостоятельные неудачные попытки внедрения и использования в своей работе типовых документов, предварительно скачанных из Интернета.

Хотим обратить Ваше внимание, что даже при совпадении видов деятельности Вашей организации и организации, чьи правила внутреннего контроля для образца были взяты или скачаны, нет никакой гарантии того, что этим документом можно пользоваться без каких-либо неблагоприятных последствий. Ведь, во-первых, этот документ мог быть разработан достаточно давно и в настоящее время уже не учитывает новые требования законодательства в области противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Во-вторых, не известно, не была ли привлечена организация или предприниматель, разместившие в интернете правила внутреннего контроля к административной ответственности за нарушение порядка осуществления внутреннего контроля, выразившегося в неправильном составлении этого документа. В третьих, в ходе осуществления надзорными органами проверки выполнения Вами требований законодательства в сфере ПОД/ФТ может выясниться, что типовой шаблон правил внутреннего контроля, скаченный из Интернета, по каким-то причинам не отвечает требованиям действующего законодательства, на основании чего Вы можете быть оштрафованы (к слову, в настоящее время штрафы за неисполнение требований законодательства о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма доходят до одного миллиона рублей).

Зачастую непрофессионализм и шаблонность в разработке Правил внутреннего контроля приводит к тому, что принимаемые организациями и предпринимателями меры и процедуры по идентификации клиентов, их представителей, выгодоприобретателей, бенефициарных владельцев, выявлению, документальному фиксированию и предоставлению в уполномоченный орган информации об установленных операциях и прочие действия являются настолько сложны и запутаны, что организация и предприниматель просто не в силах выполнять все требования, которые они к себе и предъявили путем утверждения чрезвычайно сложных правил внутреннего контроля.

Запомните: правила внутреннего контроля – это не шаблонный документ, для каждой организации он должен быть индивидуален и разрабатывается с учетом не только специфики её деятельности, но также с учетом таких, казалось бы мелочей, как, например, наименование должности руководителя, численность сотрудников, место хранения документов и прочее. Кроме того, различные региональные отделения надзорных органов предъявляют свои специфичные требования к содержанию правил внутреннего контроля.

Мы не устаем повторять читателям и слушателям наших семинаров о том, что правила внутреннего контроля – это не статичный документ, он может постоянно меняться и требовать обновлений из-за внесения изменений в законодательство. Если вы, например, в последний раз обновили свои правила внутреннего контроля в 2015 г., а сейчас у вас их запросил надзорный орган – можете быть практически уверенными в том, что по результатам этой проверки вам будет сделано замечание, что ПВК по ряду позиций не соответствуют действующему законодательству. Напомним, в начале 2016 г. вступило в силу несколько важных изменений в № 115-ФЗ. Согласно рекомендациям Росфинмониторинга в случае внесения в Федеральный закон №115-ФЗ либо иные нормативные правовые акты в сфере ПОД/ФТ изменений организациям и предпринимателям рекомендуется в течение 30 календарных дней с даты вступления в силу указанных изменений либо вступления в силу нового нормативного правового акта вносить в свои правила внутреннего контроля соответствующие изменения (Информационное письмо Росфинмониторинга от 03.09.2012 №20).

Нужно обратить внимание читателей на то, что в нашей стране отсутствует единообразный подход надзорных органов к оценке правил внутреннего контроля организаций и предпринимателей. В одних регионах сотрудники надзорных органов весьма снисходительно проверяют правила внутреннего контроля и делают замечания к ним только тогда, когда находят в них откровенные несоответствия и противоречия нормам действующего законодательства. В других регионах, наоборот, какие бы хорошие и полные правила внутреннего контроля не были бы представлены на проверку, к ним будет сделана масса различного рода замечаний, в том числе и носящих субъективный характер, основанных на мнении отдельно взятого проверяющего.

Тем не менее, в независимости от того, каким бы мягким или, наоборот, строгим был бы Ваш проверяющий, в заключение нашей статьи мы хотим пожелать организациям и предпринимателям со всей ответственностью и вниманием подойти к своим правилам внутреннего контроля, еще раз ознакомиться с ними с целью обеспечения в своей деятельности полного выполнения установленных положений и требований. Формальное отношение организации и предпринимателя к правилам внутреннего контроля – практически наверняка обрекает его на последующие проблемы с надзорными органами, которые могут закончиться для него весьма болезненными мерами административного воздействия. Знание своих внутренних документов, практическое их внедрение в свою работу – залог как минимум того, что вы сможете достойно выдержать любую проверку надзорных органов, и при необходимости дать возражения проверяющим, в том числе и на их субъективную оценку правил внутреннего контроля, которая, к сожалению, иногда имеет место быть.

Со своей стороны мы всегда готовы предложить для Вас свои профессиональные услуги и опыт по разработке правил внутреннего контроля, их обновлению, внесению в них изменений, при этом неважно в каком регионе РФ вы находитесь. Этими услугами мы стали заниматься одними из первых в России, что подтверждается договорами, заключенными нами на разработку правил внутреннего контроля, еще в середине 2000-х гг. За это время мы накопили весьма значительный опыт в области подготовки правил внутреннего контроля и их внедрению в работу организаций.

Ниже предлагаем Вам изучить примерную структуру правил внутреннего контроля 2016 года ювелирной организации, агентства недвижимости, факторинговой организации, лизинговой компании, оператора по приему платежей, индивидуальных предпринимателей.

Примерная структура (содержание) правил внутреннего контроля*:

1. Общие положения;

2. Программа, определяющая организационные основы осуществления внутреннего контроля;

4. Программа идентификации клиентов, представителей клиентов, выгодоприобретателей, а также бенефициарных владельцев;

5. Программа оценки степени (уровня) риска совершения клиентом операций, связанных с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма;

6. Программа выявления операций (сделок), подлежащих обязательному контролю, и операций (сделок), имеющих признаки связи с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, или финансированием терроризма;

7. Программа документального фиксирования информации;

8. Программа, регламентирующая порядок работы по приостановлению операций в соответствии с Федеральным законом;

9. Программа подготовки и обучения кадров в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

10. Программа проверки осуществления внутреннего контроля;

11. Программа хранения информации и документов, полученных в результате реализации программ осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

12. Программа изучения клиента при приеме на обслуживание и обслуживании;

13. Программа, регламентирующая порядок действий в случае отказа от выполнения распоряжения клиента о совершении операции;

14. Программа, регламентирующая порядок работы по замораживанию (блокированию) денежных средств и иного имущества в соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 7 Федерального закона;

15. Порядок обеспечения конфиденциальности информации, полученной в результате применения ПВК по ПОД/ФТ, а также мер, принимаемых при реализации ПВК по ПОД/ФТ в соответствии с законодательством Российской Федерации;

16. Порядок представления информации в Росфинмониторинг;

Приложения

Приложение 1. Критерии выявления и признаки необычных сделок;

Приложение 2. Анкета клиента – физического лица (бенефициарного владельца);

Приложение 3. Анкета клиента – индивидуального предпринимателя;

Приложение 4. Анкета клиента – юридического лица;

Приложение 5. Анкета клиента – иностранной структуры без образования юридического лица, выгодоприобретателя – иностранной структуры без образования юридического лица;

Приложение 6. Анкета выгодоприобретателя – физического лица;

Приложение 7. Анкета выгодоприобретателя – юридического лица;

Приложение 8. Перечень признаков операций, видов и условий деятельности, имеющих повышенный риск совершения клиентами операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма;

Приложение 9. Внутреннее сообщение об операции (сделке), подлежащей обязательному контролю или необычной операции (сделке);

Приложение 10. Операции с денежными средствами или иным имуществом, подлежащие обязательному контролю;

Приложение 11. Внутреннее распоряжение о замораживании (блокировании) денежных средств или иного имущества;

Приложение 12. Журнал учета информации о примененных мерах по замораживанию (блокированию) принадлежащих клиенту денежных средств или иного имущества;

Приложение 13. Акт проверки наличия среди клиентов организаций и физических лиц, в отношении которых применены либо должны применяться меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества;

Приложение 14. Внутреннее распоряжение о приостановлении операции;

Приложение 15. Журнал учета информации о приостановлении операций с денежными средствами или иным имуществом;

Приложение 16. Распоряжение об отказе от выполнения распоряжения клиента о совершении операции;

Приложение 17. Журнал отказов от выполнения распоряжений клиентов о совершении операций;

Приложение 18. Форма журнала учета лиц, прошедших вводный инструктаж;

Приложение 19. Форма журнала учета лиц, прошедших дополнительный инструктаж

* В связи с отсутствием единообразного подхода проверяющих органов к правилам внутреннего контроля, содержание ПВК по ПОД/ФТ, размещенное в настоящей статье является лишь примерным ориентиром того, как правила могут выглядеть. Во многих регионах надзорные органы предъявляют специфичные требования к ПВК по ПОД/ФТ (их Вы можете уточнить в своих надзорных органах). Именно поэтому правила, сделанные для одного региона, могут серьезно отличаться, к примеру, по составу приложений, от правил внутреннего контроля в другом регионе.

эксперт по финансовому мониторингу, канд. истор. наук, юрист Павел Смыслов

При использовании и цитировании материала ссылка на сайт обязательна!