Организации, разработавшие правила внутреннего контроля с нашей помощью или самостоятельно, нередко задают одни и те же типовые вопросы по техническому оформлению этого документа. Мы обобщили наиболее популярные из них и дали свои рекомендации.

Нужно ли распечатывать правила внутреннего контроля?

Правила внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ – документ, который обязательно должен быть распечатан на бумаге. Постановление правительства №667 от 30.06.2012 г. устанавливает, что Правила внутреннего контроля являются документом, который оформлен на бумажном носителе. Несоблюдение этого требования карается штрафом от 50 000 до 100 000 рублей.

Возможна ли двухсторонняя печать правил внутреннего контроля на бумаге?

Вопрос двухсторонней печати ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ законодательно не урегулирован. Организации вправе сделать так, как удобнее им. Однако, при печати документа своим клиентам мы не экономим бумагу и печатаем документ с одной стороны листа.

Нужно ли хранить распечатанные правила внутреннего контроля в каждом филиале или обособленном подразделении?

Нормативных требований об обязательности хранения распечатанных правил внутреннего контроля в каждом филиале или обособленном подразделении не существует. Правила по ПОД/ФТ достаточно хранить только в головном офисе. Хотя мы и встречали на практике ничем не обоснованные требования проверяющих о необходимости наличия бумажного экземпляра правил в каждом подразделении, но в административные протоколы подобные требования так и не попадали. Среди субъектов 115 закона есть организации, имеющие сотни подразделений по стране: обеспечить каждое подразделение бумажной версией ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ им невозможно.

Нужно ли прошивать правила внутреннего контроля и делать на месте сшивки заверительную надпись?

В настоящее время требований о сшивке правил внутреннего контроля и заверении количества листов в них не существует. Однако, мы рекомендуем организациям и предпринимателям после распечатывания ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ придерживаться следующего. Каждый экземпляр правил должен быть прошит и пронумерован. На оборотной стороне последнего листа правил делается надпись о количестве листов (цифрами и прописью), включая приложения к правилам, которая подтверждается подписью специального должностного лица, ответственного за соблюдение правил, с расшифровкой подписи и указанием должности специального должностного лица, а также даты проставления подписи. Подпись специального должностного лица должна быть заверена печатью организации.

Аналогичные требования ранее были закреплены нормативно в Приказе Росфинмониторинга от 23.05.2008 №130 (в настоящее время не действует). Поскольку оформлением правил внутреннего контроля мы занимаемся с давних пор, мы еще с 2000-х гг. привыкли именно так и оформлять этот документ.

 Есть ли требования к оформлению титульного листа правил внутреннего контроля?

Мы рекомендуем организациям и предпринимателям после распечатывания ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ придерживаться следующего правила: титульный лист правил должен содержать полное наименование организации / предпринимателя, наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя организации / предпринимателя, утвердившего правила, его подпись, оттиск печати организации и дату утверждения правил.

Можно ли ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ утвердить по доверенности или заместителю руководителя?

Правила внутреннего контроля утверждаются только руководителем. Это нормативное требование. Его несоблюдение - весьма распространенное нарушение, приводящее к штрафу вплоть до 100 0000 рублей.

Нужно ли загружать правила внутреннего контроля в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?

Организации и предприниматели, которые имеют в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга форму для загрузки ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ, должны делать загрузку правил после утверждения их каждой новой редакции.

В каком формате загружать правила внутреннего контроля в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?

Загрузить ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ в личный кабинет можно в формате doc, docx или pdf. При этом сканировать титульный лист ПВК с печатью организации и подписью руководителя, загружать его отдельным файлом совсем не обязательно. И уже тем более можно не сканировать правила внутреннего контроля целиком. Лично мы загружаем для своих клиентов правила в формате doc или docx без всяких подписей и печатей.

Мы утвердили, распечатали и заверили новую редакцию правил внутреннего контроля. Можно ли выбросить старую версию этого документа?

ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ мы рекомендуем хранить постоянно и ни в коем случае не утилизировать их старые редакции. Мы регулярно сталкиваемся с запросами о предоставлении на проверку целой истории правил за последние несколько лет.

эксперт по финансовому мониторингу, главный редактор СМИ "Вестник финансового мониторинга", канд. истор. наук, юрист Павел Смыслов

При использовании и цитировании материала ссылка на сайт обязательна!