Вопрос о необходимости заполнения и актуализации раздела «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга в декабре 2024 года снова оказался в центре внимания пользователей личного кабинета.

Так, в первых числах декабря 2024 года Росфинмониторинг проинформировал пользователей личного кабинета о том, что с 4 декабря в разделе «ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ» будет удален подраздел «Пользователи ЛК». Одновременно Росфинмониторинг отметил, что сведения о специальном должностном лице подлежат размещению только в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ». Также Росфинмониторинг обратил внимание на то, что при отсутствии СДЛ (по причине отпуска, болезни, командировки и пр.) необходимо внести изменение в раздел «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» - «Дополнительная информация», указав ФИО лица, на которого временного возложены обязанности, период замещения и реквизиты приказа в формате «ВРИО СДЛ ФИО на период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ в соответствии с приказом от ДД.ММ.ГГГГ. № ___».

Многие организации и предприниматели, увидев в личных кабинетах вышеуказанное сообщение Росфинмониторинга, снова озадачились вопросами заполнения раздела «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» в личном кабинете, в частности подразделов «Специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля» и «Дополнительная информация».

Об обязанности пользователей личных кабинетов по заполнению и актуализации раздела «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ»

В указанном разделе личного кабинета на сайте Росфинмониторинга пользователям личного кабинета предлагается для заполнения значительное количество разнообразной информации:

- Сведения о пользователе личного кабинета;

- Адрес местонахождения;

- Вид(ы) деятельности в соответствии со статьей 5 Федерального закона 07.08.2001 № 115-ФЗ;

- Сведения о бенефициарном(ых) владельце(ах);

- Правила внутреннего контроля;

- Многое другое.

В действительности из всего массива предлагаемых для заполнения в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» сведений лишь только несколько полей является действительно важными и обязательными. Для юридических лиц – это полное наименование организации, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговом органе, а для физических лиц и индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя. Указанные сведения пользователи личных кабинетов обязаны актуализировать посредством внесения в них изменений в личном кабинете в течение десяти рабочих дней, следующих за днем изменения. Это установлено п. 13 Приказа Росфинмониторинга №175 от 20.07.2020 года.

Заполнение и актуализация же прочих сведений, содержащихся в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» личного кабинета на сайте Росфинмониторинга является совершенно добровольной процедурой и не является обязанностью пользователей личного кабинета.

Между тем, на практике, если организации и предприниматели попытаются выборочно заполнить или актуализировать только нормативно обязательные сведения в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ», они могут столкнуться с невозможностью отправки этих данных в Росфинмониторинг без заполнения и иных многочисленных полей, в т.ч. и нормативно не регламентированных, из-за чего многие исправно заполняют раздел «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» полностью. Однако, опытные пользователи личных кабинетов, знают, что для актуализации обязательных данных в Росфинмониторинг совсем не обязательно заполнять весь соответствующий раздел, а достаточно заполнить только некоторые, достаточные для отправки сведений в Росфинмониторинг. Понять, какие сведения являются достаточными для заполнения, а которые нет, очень просто: каждый раз, после заполнения любого из полей в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» нужно нажимать на кнопку «Направить изменения в Росфинмониторинг» - обязательные для заполнения, но не заполненные поля будут подсвечены надписью "Поле обязательно для заполнения", а необязательные обозначены никак не будут.

 Мы рекомендуем заполнить раздел «Учетные данные» и поддерживать его актуальными сведениями как минимум в той части, которая используется для автоматического заполнения формализованных электронных сообщений в Росфинмониторинг: это просто существенно ускорит их подготовку и формирование.

О заполнению подраздела «Специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля».

Напомним, что ранее в подразделе «Пользователи ЛК» организации и предприниматели указывали ФИО и должность специального должностного лица, загружали сканы свидетельства о прохождении целевого инструктажа и приказа о назначении сотрудника, также прикрепляли файл с сертификатом (*.cer). Процедура регистрации пользователя была совершенно добровольной, за ее неосуществление никаких штрафов или иных видов ответственности предусмотрено не было. Эта процедура влияла только на индикатор риска, размещенный в личном кабинете, поэтому пользователи кабинетов предпочитали указанный раздел все же заполнять.

Между тем, как мы видим, в настоящее время Росфинмониторинг принял решение отказаться от соответствующего отдельного раздела в личном кабинете, сосредоточив внимание пользователей на разделе Учетные данные.

В разделе «Учетные данные» пользователи кабинетов могут увидеть отдельный подраздел «Специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля», куда сейчас заносятся и поддерживаются в актуальном состоянии такие сведения, как:

- реквизиты приказа о назначении специального должностного лица, ответственного за реализацию правил внутреннего контроля

- реквизиты документа, подтверждающего прохождение целевого инструктажа

- сведения о документе, подтверждающем повышение уровня знаний

- актуальный сертификат электронной подписи

- некоторые другие.

Заполнение подраздела «Специальное должностное лицо, ответственное за реализацию правил внутреннего контроля» в настоящее время ничем не регламентировано, является добровольным, поэтому никакой ответственности за его не заполнение не существует. Кроме того, факт заполнения раздела «Учетные данные» не учитывается в настоящее время даже при простановке оценок в индикаторе уровня риска.

О заполнении сведений о лицах, временно исполняющих обязанности СДЛ.

Как известно, процесс ПОД/ФТ/ФРОМУ – это непрерывный процесс. Он не должен приостанавливаться из-за, например, болезни, отпуска, командировки или увольнения ответственного по ПОД/ФТ/ФРОМУ сотрудника. Поэтому во время болезни, отпуска, командировки этого лица в организациях и у предпринимателей приказом, составленным в свободной форме, должно назначаться лицо, временно исполняющее обязанности специального должностного лица (ВРИО СДЛ). По своим квалификационным требованиям ВРИО СДЛ должен соответствовать требованиям, предъявляемым к основному сотруднику.

Необходимость указывать в разделе «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» сведения о лицах, временно исполняющих обязанности СДЛ, является рекомендацией Росфинмониторинга, но не обязанностью пользователей кабинетов. За то, что организация или предприниматель на указали ФИО лица, на которого временного возложены обязанности специального должностного лица, период замещения и реквизиты приказа – оштрафовать никто не сможет. Поэтому исполнение этой рекомендации Росфинмониторинга – абсолютно добровольно.

Для тех пользователей личного кабинета, кто примет решение придерживаться рекомендаций Росфинмониторинга, приведем пример того, как можно указать в разделе «Дополнительная информация» сведения о лицах, временно исполняющих обязанности СДЛ:

«ВРИО СДЛ Иванов Иван Иванович на период с 01.01.2025 по 31.01.2005 в соответствии с приказом от 01.01.2025 без номера».

В последующем, если потребуется вновь назначить лицо, временно исполняющее обязанностей СДЛ, раздел «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» необходимо будет снова актуализировать.

У некоторых пользователей личных кабинетов может справедливо возникнуть вопрос о том, могут ли на проверке придраться к тому, что в организации или у предпринимателя приказы на ВРИО СДЛ фактически делались, однако информация об этом в личный кабинет, как то рекомендовал Росфинмониторинг, не подавалась. Полагаем, что на проверке придраться могут к чему угодно, на то она и проверка, однако, подобные придирки будут безосновательны: напомним, что внесение в личный кабинет сведений о лицах, временно исполняющих обязанности СДЛ – это абсолютно добровольная процедура. Юридически же факт назначения ВРИО СДЛ будет подтверждаться именно соответствующим внутренним приказом, но не информацией внесенной в раздел «УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ» личного кабинета.

Отметим также, что на практике, многие организации и предприниматели на проверках по ПОД/ФТ вообще не делают для проверяющих органов акцент на то, что их СДЛ ходило в отпуск, болело или было в командировках, т.к. для многих достаточно затруднительно найти временного сотрудника, кто по квалификационным требованиям подходил бы под специальное должностное лицо по ПОД/ФТ. Такие организации хитрят и просто ссылаются на то, что их СДЛ всегда был на рабочем месте (даже в тех случаях когда это не соответствует действительности), зная что этот факт, зачастую проверяется только по табелям учета рабочего времени, в которых для СДЛ неявки просто не отмечаются.

Таким образом, в разделе "УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ" личного кабинета на сайте Росфинмониторинга есть только несколько обязательных для заполнения и актуализации поля. Напомним, что для юридических лиц – это полное наименование организации, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговом органе, а для физических лиц и индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя. Заполнение и актуализация прочих полей раздела "УЧЕТНЫЕ ДАННЫЕ" - дело совершенно добровольное.